5 सरल चरणों में अपने कार्य जीवन को व्यवस्थित करें

प्रत्येक दिन प्राप्त होने वाले ईमेल का आकलन करें। ऐसे समाचार पत्र या अपडेट प्राप्त करना जो आपकी सेवा नहीं कर रहे हैं? उत्पादकता सलाहकार फर्म के संस्थापक, उत्पादकता सलाहकार कार्सन टेट कहते हैं सरलता से काम करना. यदि किसी ईमेल को निपटने में कुछ मिनट से कम समय लगेगा, तो उसे तुरंत करें, भले ही इसका अर्थ है उसे हटाना या संग्रहीत करना। यदि प्रतिक्रिया को अधिक शामिल करने की आवश्यकता है, तो विषय पंक्ति को एक कार्रवाई आइटम में बदलने का प्रयास करें। “कहो मुझे एक PowerPoint प्रस्तुति को संशोधित करने के बारे में एक ईमेल मिला है। यह मेरा कदम है कि मैं विषय पंक्ति में टाइप करता हूं, इसलिए मुझे ईमेल को फिर से लिखना नहीं पड़ता है, ”टेट कहते हैं। क्या आपका ईमेल सर्वर कुछ चीजों को स्वचालित करता है जो आप अक्सर करते हैं? हस्ताक्षर में आम प्रतिक्रियाओं को चालू करें, या ऑटो-फाइलिंग का प्रयास करें: “आप स्वचालित रूप से आउटलुक में एक नियम लिख सकते हैं संदेश को सीधे रिपोर्ट से उनके फ़ाइल फ़ोल्डर में ले जाएं, "टेट कहते हैं," जो चीजों को खोजने के लिए बहुत अच्छा है बाद में।"

एक डिजिटल कैलेंडर में आप जो कुछ भी करते हैं उसे शामिल करें - बैठकें शामिल करें, हाँ, लेकिन दोपहर के भोजन के लिए समय भी बंद करें। "एक कैलेंडर आपके समय की एक दृश्य अभिव्यक्ति है, और आपको इसे अपने दिन के लिए एक योजना के रूप में उपयोग करना चाहिए, न कि दूसरों के लिए आपके लिए अपने दिन की योजना बनाने के लिए एक जगह के रूप में," जॉन ज़रात्स्की, के सह-लेखक कहते हैं

रासमुसेन कहते हैं, अपने डेस्क पर ढीले कागजों को कम करने का लक्ष्य रखें। (आगे भी अव्यवस्था को काटने के लिए, उन दस्तावेज़ों को स्कैन करें जिन्हें आप रखना चाहते हैं और ए बनाएँ गूगल ड्राइव फ़ाइलों के लिए फ़ोल्डर ताकि आप उन्हें कहीं भी एक्सेस कर सकें।) कागजात को श्रेणी के आधार पर क्रमबद्ध करें या नहीं आपको उन्हें पढ़ने, उन्हें फ़ाइल करने, अपने आप को एक गलती पर भेजने, किसी को कॉल करने या ऑनलाइन अनुसरण करने की आवश्यकता है यूपी। सभी कागजों से अभिभूत महसूस कर रहे हैं? अपने कार्य स्थान का सिर्फ एक क्षेत्र चुनें - यह एक दराज जितना छोटा हो सकता है या आपके पूरे डेस्कटॉप जितना बड़ा हो सकता है - और आपको जो कुछ भी पता है उसे साफ करने की आवश्यकता नहीं है। अधिक क्षेत्रों पर तब तक दोहराएं जब तक आप अपने पूरे कार्यालय को कवर नहीं कर लेते।

उस संगठनात्मक ढांचे को उधार लें जो स्मार्टफोन के पास है। इसी तरह के ऐप (थिंक हेल्थ ऐप्स या शॉपिंग ऐप्स) को फोल्डर में ग्रुप किया जा सकता है। टेट का सुझाव है कि अपने कंप्यूटर फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए एक मार्गदर्शक सिद्धांत के रूप में उपयोग करें। फ़ोल्डर के नाम में दिनांक जोड़ना भी सहायक हो सकता है; यह आपकी कंपनी के डिजिटल-रिकॉर्ड प्रतिधारण दिशानिर्देशों की जांच करने और यह पता लगाने का एक अच्छा समय है कि आपको दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए कितने समय की आवश्यकता है और आप क्या कचरा कर सकते हैं। टेट कहते हैं, "आपके द्वारा रखे गए दस्तावेजों के बारे में," कैसे और कब आप उन्हें पुनः प्राप्त करते हैं, इस बारे में सोचें। आपके द्वारा अक्सर उपयोग की जाने वाली फाइलें एक्सेस करने में आसान होनी चाहिए। “अपनी पुनर्प्राप्ति प्रणाली के लिए फ़ाइलों को नाम देने के लिए, दस्तावेज़ देखें और खुद से पूछें, first पहली बात क्या है मुझे लगता है कि जब मैं इस दस्तावेज़ को देखता हूं? ’जो कुछ भी दिमाग में आता है वह आपकी फ़ाइल का नाम है,” उसने कहा कहते हैं।

लॉरेन मैकगूडविन, के संस्थापक और सीईओ करियर कंटैसमहिलाओं के लिए एक कैरियर साइट, अगले दिन के कार्यों को लिखने से पहले सुझाव देती है कि आप हर रात कार्यालय से बाहर निकलें। “मैं अपने कार्यों को प्राथमिकता के स्तर पर रखने की कोशिश करता हूँ। मैं उन्हें priority उच्च प्राथमिकता,, ’आसान जीत,’ में तोड़ती हूं और wait अगले दिन की प्रतीक्षा कर सकती हूं, ’वह कहती हैं। ऐसा करने से उसे व्यायाम की तरह व्यक्तिगत टू-डॉस को शामिल करने में मदद मिलती है, क्योंकि वह देख सकती है कि कब उसके पास जेब होगी। अपनी सूची को डिजिटल बनाना है या एनालॉग आप पर निर्भर है। कुछ शोध से पता चलता है कि किसी कार्य को लिखने से आपको इसे प्राप्त करने की अधिक संभावना हो सकती है। टेट का कहना है कि वह डिजिटल सूचियों को प्राथमिकता देती है क्योंकि भविष्य की परियोजनाओं की अवधारणा करना कठिन हो सकता है यदि आप अपने पेपर प्लानर में उनके लिए भौतिक स्थान नहीं रखते हैं; आप आसानी से एक डिजिटल एक में भविष्य के महीनों और वर्षों का ट्रैक रख सकते हैं।