घर पर महत्वपूर्ण दस्तावेज कैसे स्टोर करें और व्यवस्थित करें

यहां तक ​​कि व्यक्तिगत दस्तावेजों के सबसे अतिप्रवाहकारी फाइलिंग कैबिनेट को प्रस्तुत करने में कुश्ती की जा सकती है - आपको बस कुछ समय, धैर्य और एक ठोस कागज भंडारण रणनीति की आवश्यकता है। चाहे आप स्कूल से बाहर हों और पहली बार वयस्क होना, या बच्चों के एक घर में रहते हैं, प्रत्येक महत्वपूर्ण व्यक्तिगत दस्तावेजों के अपने स्वयं के सेट के साथ, आपको एक की आवश्यकता है आजीवन पेपर स्टोरेज सिस्टम जो आपको बीमा क्लेम से लेकर क्रेडिट कार्ड तक सब कुछ छांटने में मदद कर सकता है बयान। यहां पर घर पर ही संभव के रूप में महत्वपूर्ण दस्तावेज खोजने और दाखिल करने का तरीका बताया गया है।

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1. बवासीर की व्यवस्था करें

अपनी कागजी कार्रवाई को श्रेणियों (घरेलू, स्कूल, पालतू जानवरों) में क्रमबद्ध करके शुरू करें। पुराने या अनावश्यक दस्तावेजों को साझा किया जाता है जिसमें व्यक्तिगत जानकारी होती है, जैसे कि आपका नाम, पता और विशेष रूप से सामाजिक सुरक्षा या क्रेडिट कार्ड नंबर। कम संवेदनशील दस्तावेजों को केवल पुनर्नवीनीकरण किया जा सकता है।

2. सहजता से क्रमबद्ध करें

पहले सूचीबद्ध बड़ी तस्वीर वाली श्रेणियों के साथ लेबल बनाएं, इसके बाद संकीर्ण विवरण ("मेडिकल: जूली" या "कर: 2017")। सभी दाएँ-बाएँ या बाएँ टैब के साथ मनीला फ़ोल्डर का उपयोग करें - वे मिश्रित स्थिति टैब और वर्णमाला की तुलना में फ्लिप करने के लिए तेज़ हैं।

3. उचित रूप से आकार

निर्धारित करें कि आपको कितना संग्रहण स्थान चाहिए। यदि आप अपनी अधिकांश फ़ाइलों को डिजिटल रूप से बनाए रखते हैं, उदाहरण के लिए, एक बड़ी फाइलिंग कैबिनेट का उपयोग न करें। यह अंतरिक्ष की बर्बादी है, और आपको उन फाइलों से भरने के लिए लुभाया जा सकता है जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है या वे आइटम जो फाइलिंग कैबिनेट में नहीं हैं। इसके बजाय, एक डेस्कटॉप फ़ाइल बॉक्स चुनें।

4. आवृत्ति पर विचार करें

आउट-ऑफ-द-वे स्टोरेज स्पॉट (लगता है कि कम-उपयोग की गई अलमारी में उच्च अलमारियों) टैक्स रिटर्न और बैंक स्टेटमेंट जैसी फाइलों को संग्रह करने के लिए सही स्थान हैं। स्कूल के रूपों और व्यंजनों की तरह, आपके लिए अधिक नियमित रूप से आवश्यक वस्तुओं के लिए आसान पहुंच स्थान आरक्षित करें।

5. लैंडिंग पैड बनाएं

आने वाले मेल और कागजी कार्रवाई के लिए उच्च यातायात वाले क्षेत्र में, जैसे कि रसोई घर में दैनिक ड्रॉप ज़ोन स्थापित करें। एक ही स्थान को डिजाइन करने से बवासीर को पूरे घर में जमा होने से रोका जा सकेगा। एक इनबॉक्स या दीवार पर चढ़कर टोकरी अंतरिक्ष का संरक्षण करेगी और यह स्पष्ट कर देगी कि आइटम ओवरफ्लो हो रहे हैं और इससे निपटने की आवश्यकता है। ड्रॉप ज़ोन में कुछ भी जोड़ने से पहले जंक मेल और फिलर पेपर को फ़िल्टर करें। सप्ताह में कम से कम दो बार यहां आने वाली वस्तुओं को संबोधित करें, फिर उन्हें फ़ाइल या रीसायकल करें।

6. साफ-सुथरा रखें

हर तीन से छह महीने में अपनी नियमित रूप से एक्सेस की गई फ़ाइलों का एक बड़ा स्वीप करें। पुरालेख या टुकड़े टुकड़े दस्तावेज़ जो अब प्रासंगिक नहीं हैं। घरेलू मरम्मत से संबंधित कर रिटर्न और दस्तावेज कम से कम तीन साल तक रखे जाने चाहिए।

बोनस: पेपरलेस जाना

दस्तावेज़ों को डिजिटल रूप से व्यवस्थित करने से स्पष्ट रूप से कम स्थान की चुनौतियाँ पैदा होती हैं, और आपके कंप्यूटर का खोज उपकरण आपको वही ढूंढने में मदद कर सकता है जो आप खोज रहे हैं। भौतिक लोगों के लिए डिजिटल लेबल के लिए समान दिशानिर्देशों का पालन करें। बाह्य हार्ड ड्राइव पर फ़ाइलों का बैकअप लें, या Google ड्राइव की तरह क्लाउड स्टोरेज सेवा का उपयोग करें। सदाबहार स्कैन करने योग्य एप्लिकेशन (मुक्त; आईओएस) पेपर फ़ाइलों को डिजिटल रूप से बदलने में आपकी सहायता करता है।

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