ईमेल शिष्टाचार के सभी 7 आज्ञाओं का पालन करना चाहिए

फिदनी वर्ल्डवाइड के सीईओ एमी सिमिंगटन कहते हैं, "जब तक उस वितरण सूची के हर एक व्यक्ति को यह जानने की ज़रूरत नहीं है कि आपको क्या कहने की ज़रूरत है,"। वह सूची में नामों की समीक्षा करने और केवल उन लोगों को जवाब देने का सुझाव देती है जिन्हें वास्तव में आपकी प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है। इसका मतलब यह हो सकता है कि केवल सात प्रेषक या प्रेषक में से तीन का जवाब देना। और यदि आपका प्रबंधक या सहकर्मी किसी चीज़ पर कॉपी होना चाहता है, तो उसके अनुरोध का सम्मान करें।
सोचे हुए जवाब दूसरों का समय बचा सकते हैं। “चाहे वह व्यवसाय के लिए हो या सामाजिक कारणों से, लोग महत्वहीन की धारा से परेशान होने लगेंगे ईमेल क्योंकि उन्हें उन्हें खोलने के लिए बंद करना पड़ता है, ”टेक्सास के प्रोटोकॉल स्कूल के संस्थापक डायने गॉट्समैन कहते हैं। अगली बार जब आप ब्रंच करने के लिए आमंत्रित किए जाते हैं, तो "इसे नहीं बना सकते" के साथ जवाब देने से पहले दो बार सोचें।

एक अच्छी विषय पंक्ति प्राप्तकर्ताओं को ईमेल को प्राथमिकता देने में मदद करती है, Lizzie पोस्ट, विस्मयकारी शिष्टाचार पॉडकास्ट के सह-मेजबान कहते हैं। आप जो भी करते हैं, उसे खाली नहीं छोड़ते। किसी विषय पंक्ति को बनाते समय, उसे विशिष्ट और संक्षिप्त बनाएं और अपनी वर्तनी और व्याकरण देखें। "यह एक व्यक्ति को नोटिस पहली बात है," पोस्ट कहते हैं।

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क्योंकि एक विषय पंक्ति को ईमेल की सामग्री को प्रतिबिंबित करना चाहिए, विशेषज्ञ बातचीत के प्रवाह के रूप में विषय रेखा को अपडेट करने की सलाह देते हैं। ऐसी विषय पंक्तियों से बचें जो ईमेल की तात्कालिकता को कम कर सकती हैं (सोचें: हेडलाइन के लिए "त्वरित प्रश्न" प्रमुख कार्य समस्या) या किसी को एक संदेश याद करने का कारण बनता है वह सोचता है कि वह पहले से ही पढ़ा है, समझाता है Gottsman। यदि कोई ईमेल मूल संदेश से बहुत दूर भटक गया है, तो वह एक नया सूत्र शुरू करने का सुझाव देता है।

जबकि विशेषज्ञ ईमेल के लिए उचित प्रतिक्रिया समय पर सहमत नहीं होते हैं, वे इस बात पर सहमति व्यक्त करते हैं कि हर ईमेल के बारे में बस एक जवाब चाहिए। यदि एक साधारण प्रतिक्रिया ("समझे, धन्यवाद" या "एक अच्छी योजना की तरह लगता है") पर्याप्त होगा, जैसे ही आप एक ईमेल पढ़ते हैं, उत्तर देने का प्रयास करें।
कभी-कभी एक ईमेल के लिए ऐसी जानकारी की आवश्यकता होती है, जिसे इकट्ठा करने में कई दिन लग सकते हैं - लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको लोगों को लटकाए रखने की अनुमति है। "उन्हें बताएं कि आपको उनका ईमेल प्राप्त हुआ है और जब आप कर सकते हैं तो वापस मिल जाएगा," साइमिंग्टन कहते हैं।
और अगर आप यात्रा कर रहे हैं या तो ऑटो-रिप्लाई संदेश का उपयोग करना याद रखें कार्यालय से बाहरवह कहती है, इसलिए दूसरों को पता है कि उन्हें प्रतिक्रिया की उम्मीद नहीं करनी चाहिए।

"सुनिश्चित करें कि आप सही कारणों से सही लोगों को अग्रेषित कर रहे हैं," पोस्ट कहते हैं। आगे बढ़ने से पहले, सामग्री की संवेदनशीलता का मूल्यांकन करें - जिसमें संदेश के साथ जुड़े सभी लोगों के लिए कोई अनुलग्नक और नाम और संपर्क जानकारी शामिल है। कुछ लोग पसंद करेंगे कि उनकी संपर्क जानकारी निजी रहे। यदि किसी थ्रेड में चर्चा के कई विस्तृत बिंदु हैं, तो एक नया ईमेल शुरू करें।

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हम सब वहा जा चुके है। एक वायरस पकड़ लेता है और इससे पहले कि हम इसे जानते हैं, हम दादाजी को उन लिंक के साथ स्पैमिंग कर रहे हैं जो किसी को भी शरमा जाएंगे। यदि आपको स्पष्ट रूप से एक वायरस प्राप्त होता है, तो पीड़ित को सूचित करें कि जो चल रहा है वह निजी नहीं हो सकता है। "बस कहते हैं,‘ मैं आपको बताना चाहता था कि यह हो रहा है, "सिमिंगटन कहते हैं। "यह एक अच्छी बात है।"

आप व्यक्ति में एक अच्छा प्रभाव बनाने के बारे में परवाह करते हैं, इसलिए अपने ईमेल व्यक्तित्व को एक ही मानक पर क्यों न रखें? "ईमेल आप का एक प्रतिबिंब है और एक पाठ से अधिक एक पत्र की तरह लिखा जाना चाहिए, जबकि अभी भी संक्षिप्तता को ध्यान में रखते हुए," डिंगटन कहते हैं। अपनी वर्तनी, व्याकरण और विराम चिह्न की जाँच करें। सभी कैप्स आपको इंगित करते हैं कि आप चिल्ला रहे हैं, और सभी लोअरकेस का अर्थ है कि आप आलसी हैं। वह कहती हैं, बहुत सारे फोंट, रंग और स्माइली चेहरे परेशान कर सकते हैं।
हास्य को अधिक करने की कोशिश किए बिना अनुकूल रहें। गॉट्समैन कहते हैं, "भले ही आपमें समझदारी हो," सावधानी बरतें। टोन अक्सर ईमेल में muddled है, और आप अनप्रोफेशनल के रूप में नहीं आना चाहते हैं क्योंकि किसी को आपका मजाक नहीं मिलेगा।

पोस्ट के अनुसार, अगर आप एक महत्वपूर्ण भोजन के साथ आकस्मिक भोजन कर रहे हैं (और तारीख की रात कल है), लेकिन डिनर पार्टी में बिल्कुल ईमेल चेक न करें। कार्यालय में बैठकों के लिए, यह निर्भर करता है। यदि सहकर्मी मीटिंग के दौरान ईमेल तक पहुंचने के लिए कॉन्फ्रेंस रूम में फोन या लैपटॉप लाते हैं, तो यह शायद ठीक है। "जानिए कि कंपनी की संस्कृतियों में ईमेल के आसपास अलग-अलग नीतियां हैं," वह कहती हैं। "उचित होने के लिए अपने काम पर ईमेल की प्रकृति को जानें।"